退職者は削除しない。TeamSpirit の稟議設定を壊さず引き継ぐ

勤怠と申請・承認（稟議）を TeamSpirit で回している会社は多い。設定したのは前任の情シスで、マニュアルはない。触ると何かが壊れそうで、誰も手を出せない。

ある会社で、長期不在になる前任の情シスから TeamSpirit の管理を引き継いだ。社内で過去に何人も理解をあきらめ、前任者が数か月かけてようやく把握した領域だ。外部に作り込みを頼むと、100万円近くかかるうえに保守費が毎月かかると聞いている。この記事では、引き継ぎで教わったことのうち、壊さないために知っておくべきことをまとめる。

▼稟議の設定は2層になっている

TeamSpirit は Salesforce の上で動いている。稟議の設定は、大きく2つの層に分かれていた。

層	設定の場所	注意点
承認のルート（ワークフロー）	設定の「プロセス」	部署・パターンごとに違う。条件の値が1文字でも変わると、ルールが効かなくなる
申請の画面（フォーム）	オブジェクトマネージャーの「Lightning レコードページ」	1画面に出せる項目は100個まで。必須・任意を変えたいときは、項目を分けて作る必要がある

この2つは連動している。申請画面の項目の値を変えると、その値を条件にしている承認ルートが効かなくなる。どちらかを触るなら、必ずもう片方も合わせて確認する。

「承認者なのに見えない」のは共有設定

もう1つ、見落としやすい層がある。見られる範囲の共有ルールだ（設定の「共有設定」の末尾）。たとえば、部長が不在のときに副部長が承認するなら、承認のルートに加えて、共有ルールでも副部長が見られるようにしておく必要がある。「承認者なのに申請が見えない」という問い合わせが来たら、まずここを確認する。確認は、そのユーザーに代理ログインして見てみるのが確実だ。

▼変えるときは、コピーして作り直す

申請画面を変えるときの作法を教わった。

直接編集すると、戻す手段がなくなる。マニュアルのない設定ほど、「元に戻せる状態」を残してから触る。

使っていない申請は、消さずに放置する

グループの再編で人事の手続きが別の会社に移り、使われなくなった申請（産休など）がある。きれいにしたくなるが、触ると承認側にエラーが出るおそれがあるので、消さずに放置する方針にした。整理したい気持ちより、壊さないことを優先する。

組織変更で、過去の申請が見えなくなる

ロールの階層で見える範囲が決まっているので、上位の人の所属が変わると、過去の申請が見えなくなることがある。組織が大きく変わるときは、過去分は見えなくなる前提で作り直すのが一番だという。ルート変更の依頼は、半期の切り替え（年末年始と夏）に集中しやすい。その時期の前に、作業時間を空けておく。

▼入社・退社は3か所。ユーザーは削除しない

入社と退社では、3か所の操作がいる。

タイミング	手順
入社	① Salesforce のユーザーを作る → ② インストール済みパッケージの「ライセンスの管理」で TeamSpirit のライセンスを付ける → ③ TeamSpirit の「社員登録」で勤怠体系などを入れる（何にするかは人事に確認）
退社	① 社員登録で退社日を入れる → ② ライセンスを外す → ③ ユーザーの「有効」のチェックを外す

大事なのは、ユーザーは削除しないことだ。削除すると、その人が関わった過去の稟議が消える。退職者用のロールに移すかも検討したが、見えなくなる人が出るので「何もしない」が結論だった。

ライセンスは契約数と使用数を把握しておく。今回の会社では、契約数に対して余裕は数本だった。入社が重なる時期の前に確認する。

▼管理者として「見えてしまう」情報

引き継ぎで明示的に言われたことがある。管理者として入ると、人事のプロファイルが付いたままで、採用の条件や懲戒、休職といった人事の情報まで見えてしまう。

▼まとめ

• ▶ 稟議は「承認ルート」と「申請画面」の2層。片方を触ったら、もう片方も確認する
• ▶ 承認者が見られないときは、共有設定を疑う
• ▶ 変えるときはコピーして作り直し、有効化してから切り替える
• ▶ 退社してもユーザーは削除しない。過去の稟議が消える
• ▶ 管理者に見えてしまう人事情報は、見ない・プロファイルを分ける