長く休む社員のメールは、休んでから届いた分だけチームにリダイレクト

産休・育休・休職などで、社員が長く休むことになった。取引先からのメールは、休みの間も本人のアドレスに届き続ける。上長からは「休みの間に届くメールを、チームの3人で見られるようにしてほしい」と頼まれる。経営や総務からは「休んでいる間のライセンス代（Microsoft 365 の月々の利用料）は下げられないか」と聞かれる。頼みごとが2方向から来る。

よく出る案は、アカウントを止めるか、本人のメールボックスをチームに開けるか（チームで見る形に変える・見る権限を付ける・パスワードを聞いて代わりにログインする）だ。どれも、戻ってくる人には合わなかった。止めればメールが誰にも見えなくなり、開ければ休む前のメールまで見えてしまう。

ある会社で、長く休む社員のメールをチームの3人に渡す設定をした。アカウントも本人のメールボックスもそのままにして、休みに入ってから届いた分だけを、3人にも届くようにした。流し方は「転送」ではなく「リダイレクト」にした（元の送り主から届いた形のまま3人にも届くので、返事は3人から取引先に直接返る）。ライセンスは1つだけ外し、メールの入ったプランは、外すか・下げるか・残すかを調べている途中だ。この記事では、その線引きと判断の分かれ目を書く。設定の名前やコマンドは、後半の「担当者向け」にまとめた。

▼始める前に決めたこと：見せるのは、休みに入ってから届いた分だけ

最初に決めたのは、設定のやり方ではなく「どこまで見せるか」だ。

休む前に本人に届いていたメールには、個人的なやり取りが含まれうる。だから、チームに見せるのは休みに入ってから届いた分だけにする。この線は、総務と上長が決めた。IT の側（自分）は、その線どおりに動く設定を選ぶ役だ。

休む人のメールを誰にどこまで見せるかは、本人と会社の間の話で、IT の担当者が決めることではない。IT に話が来た時点で「全部見られるようにして」と頼まれることもある。そのときは、設定に入る前に、上長・総務に線を引いてもらう。

このとき決めた条件は3つだ。

▼判断の分かれ目①：本人のメールボックスは、チームに開けない

「チームで見られるように」と聞くと、本人のメールボックスをそのままチームに開ける案が先に浮かぶ。よく出るのは次の3つだ。

上の3つは、どれも「箱ごと開ける」案だ。開けると、休む前のメールまで見えてしまう。①の「休む前の分は見せない」が守れない。

パスワードを聞く案は、それに加えて、本人のふりをしてログインすることになる。誰が何をしたのか、あとで分からなくなる。

だから箱は開けずに、「休みに入ってから届くメールを、本人に届けたうえで3人にも届ける」形にした。本人のメールボックスに、届いたメールを自動で振り分ける設定（受信トレイのルール）を1つ入れるだけだ。アカウントは止めていない。戻ってくる人なので、戻った日にそのまま使える状態にしておく。

▼判断の分かれ目②：流し方は、転送ではなくリダイレクト

Outlook のルールで「本人宛てのメールを、ほかの人にも届ける」やり方には、転送とリダイレクトの2つがある。違いは、届いたメールに3人が返事をしたとき、返事がどこへ行くかだ。

転送だと、3人には「休んでいる本人から転送されたメール」として届く。そのまま返信を押すと、宛先は休んでいる本人になる。取引先に返したつもりが、取引先には届かず、休んでいる人の受信トレイに返事がたまっていく。

リダイレクトは、元の送り主から届いたように見える形で3人に届く。返信を押せば宛先は取引先になり、返事は3人それぞれのアドレスから出る。③の条件はこれで満たせる。

本人のメールボックスにも、これまでどおり届く。ルールには「届けたメールを消す」「別のフォルダに移す」を付けていない。②の条件もこれで満たせる。

出典：Manage email messages by using rules in Outlook（Microsoft サポート）

▼引っかかりやすい2つ：届く分の中の個人的な連絡と、チームの返事の行き先

1. Teams の通知メールには、本人宛てのチャットのやり取りが載る

「休みに入ってから届いた分」の中にも、本人宛ての個人的なやり取りがある。Microsoft のチャットツール（Teams）は、見逃したメッセージがあるとメールで知らせてくる。このメールには、チャットのやり取りが載る。そのまま流すと、本人宛てのチャットの中身が3人に届く。

そこで、Teams・Outlook の通知と、迷惑メールとして止めたメールの知らせは、3人に流さないようにした（本人のメールボックスには、これまでどおり届く）。止めたのはこの3種類で、Microsoft からの通知が全部止まるわけではない。ファイルを共有されたときの知らせなどは流れる。

「休む前のメールは見せない」と同じ線が、新しく届くメールの中にもある、ということだ。流す前に、本人宛てに毎日どんなメールが届いているかを、件名と差出人だけで見ておくと気づける（中身は読まない）。

通知だけではない。ルールは差出人が社内か社外かを見ないので、社内の人が本人に送るメールも3人に届く。休みの間の手続きなど、総務や上長が本人に個人的な連絡をするなら、会社のアドレス以外を使うか、3人にも届くと分かったうえで送る。

2. 3人の返事の行き先は、返し方で変わる

リダイレクトで届いたメールは、本人のメールボックスにも残る。一方、3人の返事の行き先は、返し方で変わる（仕組みの上でいえること）。

「返信」なら取引先にだけ届き、返事は3人それぞれの「送信済み」にしか残らない。戻ってきた本人は、休みの間に誰が何と返したかを、自分のメールボックスでは追えない。「全員に返信」だと、元のメールの宛先に本人が入っているので本人にも届き、ルールでほかの2人（と返した本人）にもまた届く。

同じメールが3人に届くので、2人が別々に返事をすることも、誰も返さないこともありうる。ルールは「届ける」までしかしない。誰が返すか、戻ったときに返事をどう引き継ぐかは、チームの中で決めてもらう必要がある。

▼動いたかの確かめ方：チームが CC に入るはずのない送り主のメールで見る

設定画面にルールが出ていても、本当に3人に届いているかは分からない。そこで、メールがいつ・誰に届いたかの記録（メッセージの追跡）で確かめた。

見たのは、メルマガだ。本人宛てに届いたメルマガが、同じ時刻に3人全員にも届いていた。メルマガの送り主が、3人を CC に入れることはない。だから、3人に届いたのはルールで流れたからだ、と判断できる。

取引先のメールで確かめようとすると、もともと3人が CC に入っていたのか、ルールで流れたのかが見分けられない。「チームが CC に入るはずのない送り主」を選ぶのがポイントだ。

設定の前には、本人のメールボックスに、すでに転送の設定や別の振り分けのルールが入っていないかも見た。入っていると二重に届いたり、リダイレクトのルールが動かなかったりする。今回は、どちらも入っていなかった。

▼一番の注意：ルールは、休みに入る前に入れる

この設定は、ルールを作った後に届くメールにしか効かない。作る前に届いていたメールは、さかのぼって3人に届くことはない。

今回は、休みに入ってからルールを作るまでに数日あいた。その間に本人宛てに届いたメールは、記録で数えると35件（Teams などの通知とメルマガを含む）。この35件は3人に流れず、ルールの対象外になった。

▼判断の分かれ目③：ライセンスは「何が消えるか」「請求は減るか」「席は足りているか」で1つずつ見る

休んでいる人のライセンスを、「全部外す」か「全部残す」かの二択にしない。1つずつ、次の3つを分けて見る。

3つは別の問いだ。外しても請求が減らないことはあるし、請求が減らなくても外す意味があることもある。今回は、ライセンスによって答えが分かれた。

決めたこと：分析ツールの有料の席は外した

この会社では、売上などの数字をグラフや表にまとめて共有するツール（Power BI）を使っている。作ったり共有したりするには、1人1つの有料の席（Power BI Pro）が要る。この席は満席だった。

休んでいる本人の席は外した。目的は請求を減らすことではない。満席だった席を空けて、別の人に回せるようにするためだ。満席から1つ空いた。

3つの問いで見ると、こうなる。休みの間は使わない。外しても本人のメールには関係しない。戻ってきて要るなら付け直せばいい（そのとき席が空いていなければ、買い足すか、ほかの人から回す）。席が足りていない、という問いの答えだけで、外す理由は十分だった。

調べている途中：メールの入ったプランは、外す・下げる・残すで何が消えるか

本人には、メール・Office のアプリ・ファイルの置き場・PC の管理・ウイルス対策などがまとめて入ったプラン（Microsoft 365 Business Premium）が付いている。こちらはまだ決めていない。

会社の希望は、「アカウントは止めずに、メールが届いて残る状態のまま、安いプランに下げたい」だ。条件は、過去のメールが見えなくならないこと。休んでいる間の代金を下げたい、というのは自然な要望だ。

ただ、「下げる」には中身の違う案がいくつかある。いま、それぞれで何が消えるかを並べている。

もう1つ、「請求は減るか」が残っている。Microsoft の案内では、ユーザーからライセンスを外すことと、契約しているライセンスの数を減らすことは、別の操作になっている。契約の形によっては、数を減らせるのは購入・更新から7日以内に限られ、それを過ぎると次の更新まで減らせない（Microsoft から直接買う新しい契約の形や、販売店経由の年間の契約）。

その場合、途中でメールだけのプランを買い足して付け替えると、元のプランの代金は更新まで変わらず、買い足した分がその間は上乗せになる。ただ、空いた席を新しく入る人などに回せるなら、その人の分を買い足さずに済むので、上乗せだけの話ではなくなる。この会社の契約がどの形か、更新がいつか、ほかに席を待っている人がいるかを確かめてから、下げるか残すかを提案する。

出典：ライセンスを外したときのメールボックス（Microsoft Learn）／プランごとのサービス（Microsoft Learn）／ライセンスの購入と削除（Microsoft Learn）／新しい商取引の取り消しの規定（Microsoft Learn）

▼まだやっていないこと

• ▶ メールの入ったプランを、外す・下げる・残すのどれにするかの提案。契約の形（どこから買ったか、月払いか年払いか）と更新日、付け替えの手順を確かめてから出す
• ▶ 長く休む人の IT の手順を1本にまとめること（ライセンス・メール・PC・分析ツールの席）。今回は頼まれたことを1つずつやった。次に長く休む人が出たときに、同じ順番で漏れなくできるようにしたい
• ▶ 本人の PC の回収。初期化はせず、そのまま保管する。回収はまだだ
• ▶ 戻ってきたときの作業：3人へのルールを外す。分析ツールの席を、要るなら付け直す

▼まとめ：自分の会社で確かめること

• ▶ 休む人のメールを「誰に」「いつ届いた分から」見せるかを、上長・総務と決めたか（休む前のメールは見せない、で合意しているか）
• ▶ 本人のメールボックスを、箱ごと開けていないか（チームで見る形に変える・見る権限を付ける・パスワードを聞いてログインする）
• ▶ 流し方が「転送」になっていないか（返事が休んでいる本人に戻る）
• ▶ Teams などの通知メールまで、チームに流れていないか
• ▶ 社内から本人に送る個人的な連絡も3人に届くことを、送る側（総務・上長）が知っているか
• ▶ ルールを休みに入る前に入れたか。間に合わなかった分をどうするか決めたか
• ▶ 誰が返事をするか、戻ったときに返事をどう引き継ぐかを、チームで決めたか
• ▶ 休む本人に、休みの間のメールを誰が見るかを伝えたか（伝えるのは上長・総務）
• ▶ 取引先に休みを知らせる自動の返信を入れるか、決めたか
• ▶ 休む人のライセンスを1つずつ「何が消えるか」「請求は減るか（月払いか年払いか、更新はいつか）」「席は足りているか」で見たか
• ▶ 戻ってきたときに外すもの・付け直すものを、書き残したか

休む人のメールの話は、設定の話に見えて、最初は「どこまで見せるか」の話だ。そこが決まれば、設定は「箱は開けない、届いた分だけ流す、流し方はリダイレクト、通知は除く」と、ほぼ自動で決まる。ライセンスも同じで、「下げたい」の前に、下げたら何が消えるかと、いつから安くなるかを並べる。決めるのは会社で、IT はその材料を揃える。

▼担当者向け：設定と手順の詳細

ここからは、実際に設定する人向け。アドレス・名前はすべてダミーにしてある。

前半の言い方と、実際の名前

設定の流れ

Exchange Online の PowerShell で、確認だけの実行と本番の実行を分けたスクリプトにした。流れは次のとおり。

• ▶ 接続してテナントを確かめる：受け入れているドメインに、その会社のドメインがなければ止める（別のテナントに入れる事故を防ぐ）
• ▶ 本人のメールボックスの今の状態を出す：メールボックスの転送の設定、自動応答、既存の受信トレイのルール。PowerShell でルールを作ると、Outlook の側で無効になっている本人のルールが消えることがあるので、ここで控えておく（今回は既存のルールがなかった）
• ▶ 引き継ぐ人を1件に特定する：名前で探して、当たるメールボックスが1件でなければ止める
• ▶ 確認だけの実行：「このルールを新規作成する予定」とリダイレクト先・除外を出すだけで、何も変えない
• ▶ 本番の実行：ルールを作り、数秒おいて読み直す（リダイレクト先と除外が入っているか）
• ▶ 休みに入った日以降に本人に届いたメールを一覧にする：メッセージ追跡で、受信日時・差出人・件名だけ。本文は読まない

要点だけ抜き出すと、こうなる。

メールボックスの側に転送の設定（ForwardingSmtpAddress）が入っていると、受信トレイのルールのリダイレクトが動かない、と Microsoft のトラブルシューティングにある。設定の前に1で見るのは、このためでもある。

4の -StartDate には、休みに入った日を入れる。メッセージ追跡で1回に見られるのは10日分まで、さかのぼれるのは90日までだ。休みに入ってから10日を過ぎたら、期間を分けて実行する。

ルールを休みに入る前に入れておきたいなら、-ReceivedAfterDate で「この日より後に届いたもの」を条件にできる（今回は使っていない）。

出典：Inbox redirect rule not working（Microsoft Learn）／New-InboxRule（Microsoft Learn）／Get-MessageTraceV2（Microsoft Learn）

除外した差出人

差出人のアドレスに、次の文字を含むメールは3人に流さない（本人には届く）。Teams・Outlook の通知と、検疫（迷惑メールとして止めたメール）の通知を止めるために入れた。SharePoint・OneDrive の通知（no-reply@sharepointonline.com）や、人がファイルを共有したときの知らせ（共有した人のアドレスから届く）は、この4つでは止まらない。

Teams の通知の差出人は、管理者が「自社のドメインから送る」設定にしていると no-reply@自社のドメイン に変わる。その場合は上の文字では止まらないので、テナントの設定を先に見ておく。

出典：Microsoft 365 の製品からのメールに使うドメイン（Microsoft Learn）／Teams と Outlook のメール連携（Microsoft Learn）／検疫の通知（Microsoft Learn）

動作の確かめ方と、社内からのメール

メッセージ追跡で、本人宛てのメルマガ（3人が CC に入ることのない差出人）が、同じ時刻に3人にも届いているかを見た。受信者ごとに1行ずつ出るので、本人と3人の行が同じ時刻に並んでいれば、ルールで流れている。

ルールは差出人が社内か社外かを見ていないので、社内の人が本人に送ったメールも3人に流れる。3人のうちの誰かが本人に送れば、自分にも戻ってくる。引き継ぐ人には、先に伝えておくとよい。

Outlook の画面には、作ったルールを既にあるメールにも実行する操作がある。ただ、受信トレイ全体に実行すると、休む前のメールまで対象になりうる。今回は使っていない。

外し方（戻ってきたとき）

ルール名を決めておくと、戻ってきたときに、本人が自分で作ったルールと見分けて外せる。

ライセンス：直接付与とグループ付与

Power BI Pro は本人に直接付いていたので、本人から外した（Microsoft Graph の assignLicense）。外した後に残っているのは、Business Premium（グループで付与）と、無料のもの（Power BI の無料版など）だ。

Business Premium は、Entra ID のグループに入れると付く形にしている。Microsoft 365 管理センターの案内では、グループで付けたライセンスの割り当ての解除は、グループの側の操作になっている。本人だけメールだけのプランにするなら、グループから外すのか、グループを分けるのか、新しいプランを先に付けてから外すのか、を試してから手順にする（前半の「まだ確かめること」）。

出典：グループのライセンスの管理（Microsoft Learn）

共有メールボックスに変える案について

前半で「使わない」とした、共有メールボックスへの変換について。Microsoft の案内では、変換した後も、元の本人は（パスワードを変えなければ）開ける。変換後はライセンスを外せる（50GB まで）。退職者のメールボックスをチームで見る用途には向いている。今回使わなかったのは、本人が見られなくなるからではなく、3人に開けると休む前のメールまで見えるからだ。

出典：ユーザーのメールボックスを共有メールボックスに変換する（Microsoft Learn）