スタートアップの情シスがやるべきSaaSライセンス管理の全体像【台帳・更新・発注フロー】

情シス担当になって最初にやるべきことのひとつが、SaaSのライセンス管理だ。でも「とりあえず使えてるからいいか」と後回しにしがちで、気づいたときには取り返しのつかない状況になっていることが多い。

この記事では、実際に複数社でライセンス管理を整えてきた経験をもとに、台帳の作り方から更新フロー・購入手順まで一通り解説する。

▼ライセンス管理を放置すると何が起きるか

まず実体験を2つ紹介する。どちらも「あるある」で済まされがちだが、実際に経験すると結構しんどい。

▼まず台帳を作る

ライセンス管理の出発点は台帳だ。どのSaaSを契約していて、誰が管理していて、いつ更新があるのかを一元管理する。スプレッドシートで十分で、以下の項目を持っておくと管理しやすい。

以下はサンプルの台帳イメージだ。実際にはスプレッドシートで管理するとよい。

▼追加・更新の共通フロー

ライセンスの追加・更新は、サービスごとに手順が異なる部分もあるが、基本的には以下のフローで進む。社内の稟議フローに合わせて調整してほしい。

ステップ1〜6の合計で、小規模な会社であれば1週間以内で完結することもある。ただし法務・稟議が正式フロー化している会社では2〜3週間かかるケースもある。自社のフローがどちらかを把握した上で、更新日から逆算して動き始めるタイミングを決めておくといい。

▼サービスごとの購入方法の違い

SaaSのライセンス購入方法は大きく3パターンに分かれる。どのパターンかによって動き方が変わるため、台帳に連絡方法も記載しておくと便利だ。

▼更新漏れを防ぐカレンダー運用術

台帳を作ったら、更新日をそのまま放置しないこと。年払いのライセンスは特に、更新日の2〜3ヶ月前にカレンダーにリマインダーを設定しておくのが基本だ。

理由は前述のフローの通りで、見積→法務→稟議→捺印で最短2〜3週間かかるため、1ヶ月前では間に合わないケースがある。余裕を持って2ヶ月前から動き始めるのが現実的だ。

また、毎月1回ライセンス台帳を見直すルーチンを作っておくと、使われていないライセンスの発見や、ライセンス数と実使用数のズレを早期に検知できる。

▼まとめ

SaaSライセンス管理は地味だが、放置すると無駄なコストと突発的な業務負荷という2つの問題を引き起こす。特に代理店経由のライセンスは更新フローが複雑になりやすいため、早めの準備が必須だ。

まず台帳を作り、更新日をカレンダーに登録し、フローを整備する。この3つを最初にやっておくだけで、あとから「気づいたら更新日になってた」という事態はほぼ防げる。