Outlook の会議は主催者のもの。代理人を付けたら案内が元の受信トレイから消えた

「全員の予定表を編集できるはずなのに、役員定例を動かせない。消しても自分の予定表から消えるだけで、ほかの人には残っている」。

前の記事で書いた会社（30名規模、Microsoft 365）で、社長からこう言われた。前の記事では、社長1人に全員の予定表の編集の権限（予定を作る・変える・消す）を付け、「人の予定も画面から動かせる」と書いた。その1週間後の問い合わせだ。

調べると、原因は権限ではなく、会議の「主催者」だった。直し方を考える途中で、社長を主催者の「代理人」にする案を試した。付けた直後、総務のアドレスに、画面には出てこない仕分けのルールができていた。本番では試さず、使っていないアドレスで同じ形を作って試すと、会議の案内と出欠の返事は元の受信トレイに残らず、代理人の受信トレイにだけ届いた。総務のアドレスは、その日のうちに代理人を外した。

この記事では、原因、一番早い直し方、代理人を付けて分かったこと、最後に代理人を外した判断を書く。前の記事の説明の訂正も兼ねる。設定の名前やコマンドは、後半の「担当者向け」にまとめた。

▼何が起きたか：全員の予定表を編集できる社長が、役員定例を動かせなかった

この会社は、社内の予定の共有を、前に使っていたグループウェア（予定などを社内で共有するツール）から Outlook の予定表に移したばかりだった。前のツールでは、誰でも誰の予定でも直せた。前の記事のとおり、全員には開けず、社長1人にだけ全員の予定表と会議室の編集の権限を付けた。

その社長が、毎週の役員定例の時間を動かそうとした。ところが、時間を変えられない。消してみると、自分の予定表から消えるだけで、ほかの役員の予定表には残ったままだった。

まず権限を疑った。調べると、社長の編集の権限は、ほかの役員の予定表にちゃんと付いていた。権限の問題ではなかった。

▼原因：会議は主催者のもの。役員定例の主催者は、総務の共有アドレスだった

役員定例は、総務の担当者が「総務の共有アドレス」（総務の何人かで使っている、部署のメールアドレス）の名前で送った会議だった。社長は出席者の1人だ。

Outlook の会議は、主催者のものだ。出席者は時間を動かせない。自分の分を消しても、自分の予定表から消えるだけで、主催者にもほかの出席者にも伝わらない。前のグループウェアの「誰でも直せる」とは、仕組みが違う。

編集の権限があれば、ほかの人の予定表から、その人の分を1件ずつ消すことはできる。ただ、主催者には伝わらず、本人にも通知が行かない。気づかないうちに予定が消えるので、これは勧めない。

そして、社長に全員の予定表の権限を付けたとき、総務の共有アドレスは対象に入れていなかった。社長は、主催者である総務の予定表に、何の権限も持っていなかった。

▼一番早い直し方：動かしたい人が、主催者として作り直す

実は、答えは現場ですでに出ていた。調べると、社長は自分が主催者の役員定例を新しく作ってほかの役員に送り、古い方を自分の予定表から消していた。新しい方に承諾を返している役員もいた。

残るのは、古い方だ。社長の予定表からは消えたが、ほかの役員の予定表には残っている。これは主催者（総務の担当者）が、総務の共有アドレスの予定表で「この回だけ削除」して取り消しを送れば、全員の予定表から消える。

今後については、こちらからの提案は次の2つだ。

• ▶ 社長が自分で動かしたい会議は、社長が主催者として作る
• ▶ すでにある繰り返しの会議を社長に渡すなら、元の主催者が取り消し、社長が作り直す

権限を何も足さずに済む。たいていの会社は、ここで終えてよい。

▼判断の分かれ目：全員の「代理人」にはせず、総務のアドレス1つに絞った

それでも「総務が送った会議を、社長が動かしたい」場面は残る。会議を全員分まとめて動かすには、主催者の予定表の側から操作する必要がある。

ここで考えたのが、Outlook の「代理人」だ。代理人は、相手に代わって会議の案内（招待）を受けたり、返事をしたりする設定だ。主催者の代理人になれば、主催者の会議を動かせる。

ただ、社長を全員の代理人にする案は避けた。全員の名前で送れるようになり、全員宛ての会議の案内も社長に届くようになるからだ。前の記事で「全員には開けず、1人に絞った」のと同じ考えで、範囲は小さくしたかった。

総務の担当者に話して了承をもらい、総務の共有アドレスの予定表に、社長を代理人として付けた。

▼一番の注意：代理人を付けたら、会議の案内が元の受信トレイに残らず、代理人にだけ届いた

付けた直後に確かめると、頼んでいないものが2つ増えていた。

• ▶ 社長に「総務のアドレスの代理として、メールを送れる権限」（代理送信）が自動で付いていた。総務のメールを読むことはできないが、総務の代理として送ることはできる
• ▶ 総務の受信トレイに、画面には出てこない仕分けのルールができていた。中身は「（ある条件のとき）完全に削除して、社長に転送する」と出ていた。条件の欄に会議のことは書かれていなかった

このルールが本当に案内を消すのかは、本番の総務のアドレスでは試さなかった。総務の人が業務で使っているアドレスで、案内が消えるかどうかを試すわけにはいかない。代わりに、使っていない共有アドレスで同じ形を作り、IT 用のアドレスから会議の案内・取り消し・出欠の返事を流した。届いた先は、メールがどこに届いたかの記録で確かめた。

怖いのは右端の列だ。予定表には予定が入り、取り消しも出欠も反映される。だから元のアドレスを使っている人は、予定表を見ても困らない。案内のメールが自分の受信トレイに来ていないことに、気づきにくい。

代理人を付けたままにしていたら、総務のアドレスはこうなっていた。総務宛ての会議の案内も、総務が送った会議への出欠の返事も、総務の受信トレイには残らず、社長の受信トレイにだけ届く。総務の人は、自分宛ての案内が来たことを知らないままになるところだった。

実際には、代理人を付けてからおよそ20分後に、メールがどこに届いたかの記録を見た。その時点まで、総務宛ての会議の案内や返事は1通も来ていなかった。そこから数分で代理人を外した。

前の記事では「代理人にすると、相手宛ての会議の依頼と返信まで、その人に届く」と書いた。実際は「その人にだけ届き、元の受信トレイからは消える」だった。思っていたより強い。

ただし、これは管理者の側（PowerShell という管理者用のコマンド）から、ほかに代理人のいないアドレスに代理人を付けたら、こうなったという話だ。Outlook の代理人の設定画面には、会議の案内と返事を「代理人だけ」「代理人と本人」などのどこに届けるかを選ぶ項目がある。Microsoft の説明では、この項目は管理者用のコマンドからは設定できない。Outlook の画面から代理人を付ければ、違う形になりうる。今回は管理者の側から付け、その結果が「代理人だけ」に届く形だった。すでに代理人がいるアドレスでは、届け方を変えずに追加される、とも Microsoft の説明にある。

▼代理人は外した：編集の権限（＋代理送信）で、社長は Outlook の画面から会議を動かせた

まず、画面に出てこない仕分けのルールだけを止められないか試した。止められなかった。代理人の設定そのものを外すと、ルールも、自動で付いた代理送信も、一緒に消えた。

次に、代理人の設定を外して代理送信だけを付け直した形（編集の権限＋代理送信）で、使っていない共有アドレスでもう一度試した。管理者の側の仕組み（Outlook の画面ではなく、プログラムから予定表を操作する方法）を使い、そのアドレスが主催者の会議の時刻を変えた。すると、出席者の予定も動いた。そのあとの案内や返事は元の受信トレイに届き、代理人には届かなかった。

総務の共有アドレスも、いま試して動いた形（編集の権限＋代理送信）にそろえた。

代理送信もない、編集の権限だけの形を試したのは、そのあとだ。代理送信を一度も付けたことのない、別の使っていない共有アドレスで試すと、編集の権限だけで、そのアドレスを主催者として会議の案内を送れ、時刻の変更も出席者の予定に反映された。さっきのアドレスも、代理送信を外してから試すと同じ結果だった。

そのうえで、主催者の予定表から会議を動かす手順を総務の担当者経由で社長に伝え、Outlook の画面で試してもらった。社長からは、総務の予定表を開いて会議を動かせた、と聞いた（出席者の側の予定表は見ていない）。

▼まだやっていないこと

• ▶ 代理送信のない編集の権限だけで、Outlook の画面から動かせるか。社長が試したのは、代理送信も付いている総務の予定表だ。管理者の側の仕組みでは編集の権限だけで動いたので、Outlook の画面でも動くなら、総務のアドレスに足し直した代理送信は外せる
• ▶ 社長が Outlook から動かしたとき、出席者の予定まで動いたか。社長からは「動かせた」と聞いたが、出席者の側の予定表は見ていない
• ▶ 会議の案内を受け取った人に、差出人がどう見えるか（総務の名前か、社長の名前か、「社長が総務の代理で」か）
• ▶ 編集の権限を持つ6人に「誰を主催者にしても会議の案内や変更を送れる」ことを、本人と総務に説明すること。権限を付けたのは総務の担当者の依頼だが、何を送れるようになるかは、まだ伝えていない
• ▶ テストの会議2件の片付け。使っていない共有アドレスと IT 用のアドレスの予定表に残っている。どれも業務では使っていないアドレスだが、消すのはこれからだ

▼まとめ：自分の会社で確かめること

• ▶ 「権限はあるのに会議を動かせない」と言われたら、権限より先に、その会議の主催者が誰かを担当者に聞く
• ▶ 会議を自分で動かしたい人は、自分が主催者として作っているか。すでにある繰り返しの会議は、元の主催者が取り消して作り直す
• ▶ 誰かを「代理人」にする前に、会議の案内が誰の受信トレイに届くようになるかを、業務で使っていないアドレスで試したか。付けるなら範囲を絞る
• ▶ 代理人にする前に、編集の権限だけで足りないかを試したか
• ▶ 人の予定表の編集の権限を付けた人に、「その予定表の持ち主を主催者にして、会議の通知を送れるようになる」ことを伝えたか
• ▶ 試しに作った会議や権限を、片付けたか（この会社では会議2件がまだ残っている）

前のグループウェアで「誰でも直せた」ものを Outlook で再現しようとすると、権限を足す方向に考えがちだ。だが今回、一番早く効いたのは権限ではなく「誰が主催者として会議を作るか」を決めることだった。権限を足すのは、そのあとでいい。足すなら、足した直後に何が増えたかを見る。

▼担当者向け：設定と手順の詳細

ここからは、実際に設定する人向け。前半の言い方と、実際の名前の対応から。アドレスはすべてダミーにしてある。

前半の言い方と、実際の名前

共有メールボックスは、一括付与の対象から漏れやすい

前の記事で全員の予定表に Editor を付けたスクリプトは、対象を UserMailbox と RoomMailbox に絞っていた。会議を送っている共有メールボックスは入っていなかった。「動かせない会議」の主催者が共有メールボックスなら、まずここを疑う。会議の主催者は、出席者側の予定表のアイテムを見れば分かる（Exchange 側では Get-CalendarDiagnosticObjects で主催者と出席者を読み取りで確かめた）。

代理人を付けると、代理送信と隠しルールが一緒にできた

付けたコマンドはこれ。

• ▶ GrantSendOnBehalfTo に代理人が自動で入った。メールボックスの中身は読めないが、Send on Behalf では送れる状態
• ▶ 隠しルール「Delegate Rule …」ができた。Description は「（条件）の場合 → 完全に削除する、および（代理人）にリダイレクトする」と出た。条件の欄に会議のことは書かれておらず、条件が全部は表示されていないように見えた（推測）。実際の動きは次のテストで見た

Microsoft の Add-MailboxFolderPermission の説明でも、Delegate は会議の案内と応答を受け取る代理人にする値で、ほかに代理人がいなければ会議のメッセージのルールを作り、すでに代理人がいれば届け方を変えずにそのルールに追加する、とある。隠しルールができたのは、この説明と合う。代理送信が自動で付くことは、この説明には書かれていない（今回の観察）。

テストの手順と、メッセージ追跡の結果

1. 業務で使っていない共有メールボックスの予定表に、自分のアカウントを Editor＋Delegate で付ける
2. 自分がフルアクセスを持つ IT 用のメールボックスから、その共有メールボックスに会議出席依頼を送り、続けてキャンセルを送る
3. 共有メールボックスが主催する会議を作り、IT 用のメールボックスで承諾する（応答が共有メールボックス宛てに返る）
4. メッセージ追跡で、共有メールボックス宛ての配信結果を見る。あわせて、共有メールボックスと代理人の受信トレイ、共有メールボックスの予定表を見る

結果は前半の表のとおり。メッセージ追跡では、共有メールボックス宛ての出席依頼が message is deleted by mailbox rules になり、代理人の受信トレイにだけ届いていた。キャンセルと応答も同じだった。予定表は更新される（出席依頼で仮の予定ができ、キャンセル・応答も反映される）。会議以外の普通のメールには影響がなかった。

隠しルールは無効にできない。Delegate を外すと消える

Delegate を外し、代理送信だけを足し直した形で、代理の側（Graph）から共有メールボックス主催の会議の時刻を変えると、出席者の予定も動いた。そのあとの応答と新しい出席依頼は、共有メールボックスの受信トレイに届き、代理人には届かなかった。

Editor だけで、主催者の会議を動かせるかのテスト

Graph（委任のアクセス許可 Calendars.ReadWrite.Shared）で、Editor だけを付けた共有メールボックスの予定表を操作した。

• ▶ Delegate と代理送信を両方外した共有メールボックス（代理送信を外した直後）：そのメールボックスが主催する会議の時刻を変えると、出席者（IT 用のメールボックス）の予定も動いた
• ▶ 代理送信を一度も付けたことのない共有メールボックス：Editor だけで、そのメールボックスを主催者として会議を作成でき（出席者に出席依頼が届いた）、時刻の変更も出席者の予定に反映された

つまり Graph の上では、Editor だけで主催者として出席依頼・変更を送れる。Outlook の画面で同じことができるか（Outlook が Send on Behalf を求めるか）は、前半の「まだやっていないこと」のとおり未確認だ。受信者側に差出人がどう表示されるかも、Graph のサインインが通らず見られていない。

Outlook の「配信先」の設定との関係

Outlook の代理人の設定には「Deliver meeting requests addressed to me and responses to meeting requests where I am the organizer to」という項目がある。Microsoft の Add-MailboxFolderPermission の説明では、この項目は PowerShell では設定できず、EWS（Exchange Web Services）なら設定できる、とある。EWS 側の値（MeetingRequestsDeliveryScope）は、代理人だけ（DelegatesOnly）・代理人と本人（DelegatesAndMe）・代理人に送り本人には情報のメッセージ（DelegatesAndSendInformationToMe）・代理人に送らない（NoForward）の4つだ。

今回、PowerShell で付けたときの動きは「代理人だけ」に当たる。共有メールボックスでこの項目を確かめる・変える、は試していない。代理人を残したまま本人にも届く形にできるかは、未確認として書いておく。今回は代理人そのものを外したので、ここは追わなかった。

出典：Add-MailboxFolderPermission（Microsoft Learn）／MeetingRequestsDeliveryScope Enum（Microsoft Learn）