Outlook の予定表が「予定あり」しか見えない。38個中36個が初期値のまま

「Outlook で他の人の予定表を開いても、『予定あり』『仮の予定』のブロックしか見えない。何の予定かわからないから、空いているか聞きに行くしかない」。

前任ベンダーから情シスを引き継いだ会社（30名規模、Microsoft 365）で、定例の場でこう言われた。グループウェアから Outlook の予定表に移ったばかりで、前のツールでは件名まで見えていた。調べると、38個のメールボックスのうち36個が、Exchange Online の初期値のままだった。その日のうちに全員分と会議室8室を直した。この記事では、原因と直し方、入社のたびに戻ってしまう落とし穴を書く。

▼原因：予定表の「既定」の権限が「空き時間のみ」

Outlook の予定表には、人ごとの共有とは別に、「既定（Default）」＝社内の全員に対する権限がある。Exchange Online で新しくメールボックスを作ると、ここは AvailabilityOnly（空き時間のみ）になっている。この状態だと、他の人からは時間帯が埋まっていることしか見えない。件名も場所も出ない。

この会社で全員分を読み取ってみると、こうだった。

見えていた2人は、自分で共有の設定を変えていた人だ。つまり、誰かが意図して「見せない」にしたのではなく、初期値のまま誰も触っていなかった。前のグループウェアは全員の予定が見えるのが当たり前だったので、移行のときに誰も気にしなかった。

▼直し方：全員の既定を Reviewer にそろえる

まず、社内で予定を見せ合う範囲を決める。この会社では「件名まで見える」を全員の標準にすることで了承をもらった。役員など、見せたくない人がいれば除外する。

一人ずつ Outlook で変えてもらうのは現実的でないので、Exchange Online の PowerShell で一括で変えた。やっていることは単純だ。

これを全メールボックスに回すスクリプトにした。気をつけたのは3つだ。

• ▶ まず「確認だけ」で回す。変える人・変えない人の一覧を出して、了承をもらってから本番
• ▶ すでに強い権限の人は触らない。弱い（空き時間のみ・件名のみ）人だけを上げる
• ▶ 予定表のフォルダ名を決め打ちしない。日本語環境では「予定表」なので、:\Calendar と書くと失敗する人が出る

▼会議室も同じ。さらに「件名が消える」設定がある

会議室（リソースのメールボックス）の予定表も、既定は「空き時間のみ」だった。8室すべてを Reviewer にした。

ただ、会議室はそれだけでは足りない。会議室のメールボックスには、予約を受け付けたときに件名を消して、主催者の名前に置き換える設定が初期で入っている。これだと「誰が押さえたか」はわかっても「何の会議か」がわからない。

これで会議室の予定表に「主催者名＋件名」が並ぶ。社外秘の会議名を会議室に出したくない会社なら、件名は消したままでいい。どちらにするかは会社が決めることだ。

▼落とし穴：新しく入った人は、また初期値

一括で直しても、このあと作るメールボックスは「空き時間のみ」で作られる。翌月に新入社員が入る予定だったので、そのまま放っておくと「新しい人の予定だけ見えない」が起きる。

そこで、入社の手順に「ライセンスを付けてメールボックスができたら、予定表の権限のスクリプトを回す」を1行足した。スクリプトは既に Reviewer の人を触らないので、何度回しても困らない。

▼まとめ

• ▶ 他の人の予定が「予定あり」しか見えないのは、予定表の既定の権限が初期値（空き時間のみ）だから
• ▶ 見せる範囲を社内で決めてから、PowerShell で全員分をそろえる。まず確認だけで回す
• ▶ 会議室は権限に加えて、件名を消す設定も見直す
• ▶ 新しいメールボックスは初期値に戻る。入社の手順に組み込む

グループウェアから Outlook に移るときは、メールやデータの移し方に目が行きがちだ。だが、現場が困るのは「前は見えていたものが見えない」の方だった。移行の前に、前のツールで当たり前だった見え方を一覧にしておくと、こうした問い合わせは減らせる。